Cách thiết lập phản hồi tự động trên WhatsApp và Instagram?
Cách nhanh nhất để thiết lập phản hồi tự động cho tin nhắn đến: kết nối các kênh tin nhắn (Messenger, Instagram, WhatsApp) với một hộp thư đến, sau đó bật Tin nhắn chào mừng cho mỗi kênh — một dòng duy nhất như "Chúng tôi đã nhận được tin nhắn của bạn, chúng tôi sẽ phản hồi sớm nhất có thể". Khách hàng nhận được phản hồi này ngay khi viết, còn bạn có thể viết câu trả lời thực sự khi thuận tiện. Hướng dẫn này giải thích những gì có thể ở đâu, văn bản phù hợp và những sai lầm phổ biến.
Tại sao nó quan trọng: quy tắc giờ đầu tiên
Khách hàng gửi tin nhắn đang so sánh — họ thường viết cho nhiều doanh nghiệp cùng lúc. Nếu không có phản hồi trong vài giờ đầu tiên, cuộc trò chuyện thường chuyển sang nơi khác. Tin nhắn chào mừng tự động lấp đầy khoảng trống này: nó không tự bán, nhưng nó khiến khách hàng cảm thấy "tôi được nghe thấy" và giữ cuộc trò chuyện ở với bạn.
Cái gì có thể trên mỗi kênh?
| Kênh | Tin nhắn chào mừng tự động | Yêu cầu |
|---|---|---|
| Có | Tài khoản WhatsApp Business được kết nối | |
| Instagram DM | Có | Tài khoản chuyên nghiệp Instagram được kết nối |
| Facebook Messenger | Có | Trang Facebook được kết nối |
Các ứng dụng có các tính năng tương tự của riêng họ (WhatsApp Business "câu trả lời sẵn sàng", Instagram "câu hỏi thường gặp"). Sự khác biệt là: khi bạn kết nối các kênh trên một bảng điều khiển duy nhất, cả tin nhắn chào mừng và cuộc trò chuyện thực tế sau đó đều xảy ra ở cùng một nơi — bạn không chuyển đổi giữa ba ứng dụng và không có tin nhắn nào bị bỏ sót.
Thiết lập từng bước
- Kết nối các kênh của bạn — đặt Instagram, Facebook và WhatsApp vào một hộp thư đến duy nhất: Kết nối WhatsApp và Instagram
- Trên trang Tin nhắn, nhấn nút Tự động hóa trên thanh công cụ trên cùng.
- Trong nhóm kênh (Messenger, Instagram hoặc WhatsApp), bật công tắc của thẻ Tin nhắn chào mừng.
- Trong trường Tin nhắn sẽ gửi, hãy nhập văn bản của bạn.
- Gửi khi nào? — Chỉ ở tin nhắn đầu tiên hoặc Ở mỗi cuộc trò chuyện mới.
Giải thích chi tiết: Cách thiết lập tin nhắn chào mừng tự động
Bạn nên chọn chế độ nào?
| Chỉ ở tin nhắn đầu tiên | Ở mỗi cuộc trò chuyện mới | |
|---|---|---|
| Nó làm gì | Gửi một lần khi khách hàng viết cho bạn lần đầu tiên | Gửi tối đa một lần trên mỗi cuộc trò chuyện trong vòng 24 giờ |
| Thích hợp cho | Hầu hết các doanh nghiệp | Những người nhận được nhiều tin nhắn ngoài giờ làm việc |
| Rủi ro | Rất ít | Nếu văn bản tồi, nó có thể cảm thấy giống như một robot |
Nếu bạn không chắc chắn, hãy bắt đầu với Chỉ ở tin nhắn đầu tiên. Nếu khách hàng của bạn quay lại thường xuyên và kết thúc chờ đợi mỗi lần, hãy chuyển sang "Ở mỗi cuộc trò chuyện mới".
Cách viết tin nhắn chào mừng tốt
- Giữ ngắn — một hoặc tối đa hai câu.
- Trung thực — đừng nói "chúng tôi sắp trả lời" nếu bạn không thể. "Sớm nhất có thể" là đủ.
- Làm rõ kỳ vọng — nếu bạn biết giờ làm việc của bạn, hãy nói: "Chúng tôi sẽ phản hồi vào lúc 18:00 hôm nay."
- Không hỏi câu hỏi — không mong đợi phản hồi cho tin nhắn chào mừng; cuộc trò chuyện thực sự bắt đầu khi bạn đến.
Ví dụ tồi: "Xin chào! Tôi có thể giúp gì cho bạn? Bạn đã xem xét các sản phẩm của chúng tôi chưa? Bạn có biết về các chiến dịch của chúng tôi không?" — ba câu hỏi, không có câu trả lời.
Ví dụ tốt: "Xin chào! Chúng tôi đã nhận được tin nhắn của bạn, chúng tôi sẽ phản hồi trong vòng một giờ tối đa. 💬"
Những sai lầm phổ biến
Coi tin nhắn chào mừng là một câu trả lời. Tin nhắn chào mừng tiết kiệm thời gian; khách hàng vẫn đang chờ câu trả lời thực sự của bạn. Chỉ vì bạn đã gửi một tin nhắn tự động không có nghĩa là bạn nên để cuộc trò chuyện không được đọc.
Giả vờ là một con người. Một tin nhắn tự động nói "Xin chào, tôi là Ayşe, tôi sẽ chăm sóc bạn đặc biệt", khi Ayşe thực tế xuất hiện hai giờ sau, sẽ làm giảm niềm tin. Một tin nhắn chào mừng trung thực có vẻ tự động hoạt động tốt hơn.
Chờ đợi mà không kết nối kênh. Tin nhắn chào mừng chỉ hoạt động khi tin nhắn đến hộp thư đến của bạn. Nếu thẻ nói Cần kết nối, hãy kết nối kênh trước.
Viết một đoạn văn bản quảng cáo dài. Nếu bạn nhét danh sách giá, địa chỉ và giờ làm việc vào tin nhắn chào mừng, khách hàng sẽ không đọc. Công việc duy nhất: nói với họ rằng bạn đã nghe thấy.
Các câu hỏi thường gặp
Có tin nhắn tự động gửi cho những tin nhắn cũ của khách hàng không? Không. Không có gì được gửi cho các tin nhắn đến trước khi bạn bật tin nhắn chào mừng.
Có gửi cho cùng một người nhiều lần liên tiếp không? Không. Ngay cả trong chế độ "Ở mỗi cuộc trò chuyện mới", cùng một cuộc trò chuyện sẽ nhận được tối đa một tin nhắn chào mừng trong vòng 24 giờ.
Nếu khách hàng trả lời tin nhắn chào mừng thì sao? Câu trả lời được đặt vào hộp thư đến dưới dạng tin nhắn bình thường và bạn sẽ trả lời nó. Không có tin nhắn tự động thứ hai được gửi.
Tôi có thể thấy tin nhắn chào mừng được gửi không? Có — nó xuất hiện trong cuộc trò chuyện dưới dạng tin nhắn gửi bình thường.
Bước tiếp theo
Tin nhắn chào mừng là bước đầu tiên trên con đường từ tin nhắn đến bán hàng. Toàn bộ đường đi — hộp thư đến duy nhất, thời gian phản hồi, chuyển đổi thành bán hàng — là: Làm thế nào bạn không mất khách hàng từ WhatsApp và DM?
Mục trang hộp thư đến phương tiện truyền thông xã hội giải thích những gì việc kết nối các kênh trên một bảng điều khiển duy nhất mang lại cho doanh nghiệp của bạn.